Когда я провожу консультации с предпринимателями, прошу их взять на встречу блокнот или записную книжку, потому что беседа длиться 1,5-2 часа и поэтому невозможно всю информацию удержать в голове. Удивительно, но даже после просьбы, 7 из 10 клиентов приходят без блокнота и не хотят делать заметки в телефоне, объясняя: «да нормально, я схватываю на лету и в принципе никогда ничего не записываю».
Приведу пример пользы записей:
Когда стоит объёмная задача, я делю её на подзадачи, чтобы перед глазами было понимание как организовать работу и распределить свои задачи и задачи сотрудников. Такой подход называется фрагментарным: когда большая цель разбивается до уровня каждодневных действий.
Поэтому если хотите успевать, не уставать и получать удовольствие от жизни, планирование и записи в ежедневнике – обязательны, даже если вы супермен.
Если будете регулярно составлять список дел на день, неделю, месяц, год – это станет привычкой, которая увеличит продуктивность на 25%. Начните со списка на день, который лучше готовить с вечера.
В течение дня продолжайте работать со списком, добавляйте новые дела с учётом приоритетности. И не забывайте вычеркивать задачи, с которыми справились. Это даст ощущение удовлетворенности и зарядит энергией, проверено на себе.
Вечером подведите итоги, пройдитесь по списку и приступите к планированию следующего дня и таким образом вы превратите записи в привычную систему.
Суть тайм-менеджмента – концентрироваться на приоритетном, так как переходя от одной задачи к другой, вы снижаете свою продуктивность в пять раз. Начинайте день с приоритета номер один, пока сосредоточены и полны энергии.
Если хотите преуспеть в бизнесе, научитесь не отвлекаться по мелочам и фокусироваться на рабочем процессе. Проверка почты, мониторинг людей в соцсетях, просмотр видео в YouTube, переписка в мессенджерах и разговоры по телефону «ни о чём», «перекуры» и перерывы на кофе – основные поглотители времени.
Один из эффективных способов правильного ранжирования задач – матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США. Суть метода заключается в распределении дел по четырём категориям:
• Важные и срочные – первостепенные задачи, невыполнение которых здесь и сейчас ставит под угрозу достижение цели и влечёт за собой негативные последствия.
• Важные, но менее срочные – относятся к основной деятельности. Это задачи, которым нужно уделить максимум внимания, но вы можете спокойно планировать, обдумывать и принимать решения.
• Срочные, но неважные – рутинная работа, которую необходимо выполнить, но она мешает сосредоточиться на главном, выматывает и снижает продуктивность. Если есть возможность, такие задачи лучше автоматизировать или делегировать.
• Неважные и несрочные – не несут никакой пользы. Их можно смело вычеркивать из списка.
Запланируйте несколько перерывов на день в течение которых сможете расслабиться. Остальное время используйте для продуктивной работы и приучите окружающих не отвлекать вас.
Выделите полчаса утром или вечером на проверку всех сообщений и общение. При выполнении неотложных задач отключите уведомления мессенджеров и звук телефона.
Ещё одна распространенная проблема, которая влияет на тайминг – прокрастинация. Это привычка не доводить начатое до конца, откладывание важных и неприятных дел в «дальний ящик». Причина кроется в неуверенности, природной рассеянности, отсутствии конкретных целей и мотивации или неумении организовать свою работу.
Победить её поможет правило двух минут:
Если какое-то дело можно выполнить в течение двух минут, сделайте это, не внося задачу в список и не откладывая.
Если для выполнения задачи требуется время, заставьте себя уделить ей внимание две минуты. С 80% вероятностью вы не сможете бросить начатое и таким образом сделаете задачу.